Retaper pour la troisième fois de la journée le même « Bonjour, veuillez trouver ci-joint… » relève du supplice bureautique. Outlook sait pourtant enregistrer un message récurrent comme modèle et le rappeler en quelques clics. L’astuce vise ceux qui expédient sans cesse le même type de réponse : suivi client, message interne, accusé de réception. Le principe ne change pas d’une version à l’autre, seule la mécanique varie.
Points clés
- Outlook peut enregistrer des messages récurrents comme modèles pour éviter de tout retaper.
- La méthode varie selon la version : fichiers .oft sur Windows classique, fonction intégrée sur Mac, My Templates sur le web.
- Les modèles conviennent aux e-mails de support, relances et réponses internes standardisées.
- My Templates sert à insérer des blocs de texte, les fichiers .oft conservent un e-mail complet avec son objet.
Une méthode différente pour chaque version
Dans Outlook classique pour Windows, la voie historique passe par un fichier au format .oft. On rédige un e-mail avec son objet et son corps, on l’enregistre comme modèle, puis on le rouvre plus tard depuis les formulaires utilisateur. Sur Mac, Microsoft propose sa propre fonction de modèle intégrée avec un enregistrement dédié.
Sur Outlook pour le web et les versions récentes du client, place à My Templates, un volet conçu pour insérer rapidement des blocs de texte réutilisables dans un message en cours. Idéal pour les réponses courtes et répétitives. Toutes les versions n’offrent pas les mêmes capacités et les usages diffèrent selon la plateforme.
Ce que la réutilisation permet vraiment
Les modèles évitent de répéter les mêmes formules. Ils ne dispensent pas d’une relecture avant envoi. Le contenu est réinjecté tel quel dans un nouveau message, puis l’expéditeur ajuste les éléments variables : nom du destinataire, date, référence de dossier.
Petit piège signalé par les ressources publiées récemment sur le sujet : Outlook n’a pas de système universel de modèles. Entre les fichiers .oft, les modèles intégrés au web et les blocs de My Templates, la procédure change selon l’application. Pour les équipes qui jonglent entre plusieurs appareils, mieux vaut vérifier la version installée avant de choisir sa méthode.
Le bon outil selon le besoin
La logique reste basique : un message standardisé, une sauvegarde, une réutilisation ultérieure. Parfait pour les e-mails de support, les relances et les réponses internes taillées sur le même patron.
Le choix dépend de l’objectif. Pour conserver un e-mail complet avec son objet, le modèle de message reste la bonne option. Pour réinsérer un simple paragraphe ou une formule dans un courrier déjà entamé, les blocs de type My Templates font mieux l’affaire.
